Le matériel nécessaire

Vous devez d’abord définir le nombre de postes dont vous avez besoin : il vous faut plusieurs postes pour recevoir les parents simultanément afin d’aller plus vite, plus un ou deux postes supplémentaires, qui seront utilisés pour faire la trésorerie, vérifier les commandes déjà passées, etc. L’un de ces deux postes sera le serveur du réseau (sur lequel se trouveront les fichiers). A titre d’exemple, à Saint-Sernin nous travaillons avec 5 postes pour recevoir les parents, plus deux postes, soit 7 machines. Il vous faudra le matériel suivant pour fonctionner avec N postes :

• N machines, de préférence toutes sous la même version de Windows (Windows XP préférable, si vos machines sont assez puissantes). Les machines devront toutes être équipées de cartes réseau 100Mb/s. Elles peuvent être un peu anciennes : au moins P3 cependant, des P4 seront bien sûr plus rapides. Elles doivent aussi avoir assez de mémoire : 512Mo au moins, 1Go est préférable. Pour l’espace-disque, pas besoin de grand-chose (9 Go seront bien suffisants). Vous devrez décider laquelle de ces machines sera utilisée en serveur : pas besoin d’une machine particulière, utilisez tout-de-même la plus puissante (surtout celle qui a le plus de mémoire). Sachez que si par malheur le serveur tombe en panne, vous pourrez prendre une autre machine, et la reconfigurer en serveur... à condition que vous ayez fait suffisamment de sauvegardes ! La redondance assure ainsi la sécurité.
• Deux ou trois imprimantes. Des lasers personnelles sont suffisantes, pas besoin d’imprimantes réseau, des imprimantes USB sont parfaites. Ces imprimantes seront connectées sur les ordinateurs, et partagées à tout le réseau, de sorte que tous les ordinateurs puissent utiliser toutes les imprimantes. Il vaut mieux avoir plusieurs imprimantes pas puissantes qu’une grosse, car grosse ou petite vous n’êtes pas à l’abri de la panne. Seule la redondance vous mettra à l’abri de la catastrophe.
• N câbles 10 base T de longueur variable (2 mètres si vous mettez tous les postes autour d’une table, éventuellement plus pour le ou les postes se trouvant en arrière, utilisés pour la comptabilité). Prendre des câbles droits (c-à-d pas croisés) de catégorie 5 ou 6.
• Deux switches 10/100Mb/s, 8 ports. En effet, il n’est pas question d’utiliser le réseau du lycée, même s’il existe : vous aurez des problèmes d’autorisation d’accès, des conflits d’adressage ou de protocoles réseau, votre réseau ne va pas bien marcher... à moins que vous ne fassiez planter le réseau du lycée, ce qui risque d’ajouter des soucis diplomatiques à vos ennuis techniques ! Et puis, il n’est pas utile pour une bourse aux livres d’avoir accès à l’internet. Au contraire, ce serait nuisible, voire dangereux... donc nous allons construire un petit réseau complètement séparé. Pourquoi deux switches ? Parce que le switch est le seul élément non redondant : s’il tombe en panne, plus rien ne marche ! Un switch de rechange pour redémarrer rapidement est donc indispensable.
• Un enrouleur ou une rallonge assez longue, et assez de nourrices électriques pour alimenter tout ce beau monde.
• Une clé USB de 4Go pour recevoir les sauvegardes de la base.
• Du scotch pour fixer les câbles réseau par terre (sinon vous allez vous prendre les pieds dedans et planter le système tout en vous cassant une jambe).
• Surtout, pour votre réseau évitez le wifi ! C’est moins rapide, sujet aux déconnections... tant pis si les câbles nous embêtent, vivent les fils !

Construire un réseau privé

Vous devrez connecter chaque machine sur un port du switch en utilisant un câble réseau. Attention à faire cette opération soigneusement : on est vite ennuyé par les câbles qui s’accumulent sous la table, et le moindre mauvais contact peut mener à la catastrophe...

La configuration de Windows

Pour faire ce travail, vous devrez vous connecter en tant qu’administrateur. Chaque machine devra être configurée de la manière suivante :

• Nom de machine unique (FCPE1, FCPE2, etc., mais si vous être poète je vous laisse à votre imagination).
• workgroup appelé BDL (pas la peine de prévoir d’authentification par domaine)
• Adresse IP obtenue automatiquement... à moins que vous ne préfèreriez distribuer vous-même les adresses IP à chaque machine. Pour que l’adresse IP puisse être donnée automatiquement aux machines, il faut que le switch soit capable de les distribuer en utilisant DHCP (à vérifier sur la notice). Mais si vous utilisez des IP fixes, attention au masque, pas la peine de prévoir de passerelle (puisque nous ne serons pas connecté à internet).

Pour la configuration précise, je vous renvoie à votre moteur de recherche préféré : il y a plein d’infos sur internet, les détails dépendent trop du système précis que vous utiliserez pour qu’ils soient explicités ici [1]

• SUR LE SERVEUR : Utilisez l’option de windows "Répertoire partagé" pour partager le répertoire C :\FCPE
• SUR LES AUTRES POSTES : Utilisez l’option de windows "Se connecter à un lecteur réseau" pour connecter la machine au répertoire FCPE du serveur.
• SUR LES POSTES QUI ONT UNE IMPRIMANTE : Utilisez l’option de windows "Partager l’imprimante".
• SUR TOUS LES POSTES : Installez toutes les imprimantes non locales en tant qu’imprimante réseau, et mettez comme imprimante par défaut celle qui est la plus accessible.
• Créez ensuite sur chaque poste un compte utilisateur, nom d’utilisateur FCPE, qui sera un utilisateur non privilégié : lorsque vous travaillerez sur la bourse des livres (et non pas sur le système), vous serez connecté sous ce nom d’utilisateur, qui n’ayant aucun droit ne peut rien faire de mal. cela vous permettra d’avoir une meilleure stabilité du système.

L’installation du logiciel

• SUR LE SERVEUR vous devez :
  • Installer office 97
  • Copier dans C :\FCPE les quatre fichiers constituant le logiciel
• Sur les autres postes vous devez :
  • Installer office 97
  • Créer un répertoire C :\FCPE
  • Copier les 4 ou 5 fichiers constituant l’application BDL dans ce répertoire. Ces fichiers ne seront pas tous utilisés en pratique, mais access en a besoin pour démarrer.
  • Cliquer sur le fichier bl-prog tout en pressant la touche SHIFT : cela démarre access, mais pas le programme bl-prog
    • Fenêtre Tables : repérer les tables dont le nom est précédé d’une flèche. Ce sont les tables liées, vous devez les supprimer. A la fin, il vous restera 4 tables
    • Menu Fichier / Données externes : charger le fichier de données adhérent qui se trouve sur le répertoire FCPE du serveur auquel vous êtes connecté, sélectionner toutes les tables de ce fichier et cliquer sur LIER.
    • Faire la même chose pour les deux autres fichiers : infogene et b-livres
• Testez, retestez et surtestez !!! Vérifiez que lorsque vous entrez les données sur un poste elles sont visibles depuis le serveur et depuis les autres postes. Si la liaison des tables précédemment évoquée n’a pas été effectuée, c’est très grave parce que vous allez sans vous en rendre compte générer plusieurs bases de données, qui vont vite devenir incohérentes.

Un petit plus sur le logiciel Puisque les postes sont maintenant spécialisés, vous pouvez faire refléter cette spécialisation dans le logiciel lui-même : pour saisir des commandes, il y a plein de boutons qui sont inutiles, donc sources d’erreur. Vous pouvez facilement désactiver ces boutons seulement sur les postes qui reçoivent les adhérents (les postes de comptabilité et le serveur ont, eux, besoin de l’intégralité du logiciel).

• Démarrer normalement bl-prog
• Pour rendre un bouton inactif :
  • Cliquer sur Affichage/Création
  • Cliquer sur le bouton à désactiver : cela va le sélectionner
  • Cliquer sur Affichage/propriétés
  • Mettre à non la propriété Activé

Les boutons suivants peuvent être désactivés :

• Imprimer/Facture (on le réactivera en Septembre, mais en Juin beaucoup se trompent, pressent ce bouton, et impriment la facture... avec de faux prix !)
• Sur Accueil, on peut ne laisser actif que "Gestion adhérents" et "Bourse des livres"
• sur Bourse des Livres, ne laisser actif que les deux premiers groupes de boutons (livres et commandes)

Numéros de commande Il reste un problème à résoudre à ce stade : le logiciel laisse l’utilisateur choisir son numéro de commande (ce qui est logique si on part d’un bordereau papier). Or, puisque nous n’utilisons plus de bordereau papier, l’utilisateur n’a plus de support pour choisir le numéro, et surtout plusieurs utilisateurs risquent de choisir le même numéro de commande : pour éviter cela, deux solutions :

• La première solution, organisationnelle, consiste à définir des plages de numéros pour chaque poste : le poste 1 utilisera les numéros 100 à 199, le poste 2, 200 à 299, etc. Ainsi, à condition que chacun respecte la règle, pas de risque de conflit. Cela peut marcher à si les personnes chargées de la saisie soient suffisamment rigoureuses.
• La seconde solution serait technique : elle suppose une légère modification du logiciel, ce qui n’est guère satisfaisant (ça devient très technique, et il faut refaire la modification à chaque mise à jour), ou alors l’écriture d’un programme séparé... plus d’information là-dessus prochainement (en tous cas d’ici le mois de Juin).
• (Septembre 2011) - Finalement non vous n’aurez pas plus d’informations techniques : à Saint-Sernin, depuis maintenant deux ans, nous utilisons la solution organisationnelle, et elle fonctionne très bien. Il suffit de mettre à côté des postes des tableaux de numéros de commande et de demander aux personnes qui font la saisie de mettre leur nom en face du numéro affecté.

La prise de commandes

La prise de commandes s’effectue directement sur l’un des ordinateurs. On remplit devant l’adhérent la fiche d’adhésion, cela permet de demander une vérification des données "en direct". Ensuite, ne pas oublier d’imprimer la commande en deux exemplaires (l’un pour vous, l’autre pour le parent).

La mise en sacs

Lors de la mise en sacs, nous recommandons d’imprimer trois feuilles pour chaque sac :

1. La facture en double exemplaire
2. Le reçu fiscal

La livraison

Lorsque vous apportez le sac, vous vérifiez évidemment le contenu du sac avec le "client", puis vous lui faites signer les deux exemplaires de la facture. Vous en gardez un pour vous et vous notez dessus les informations concernant le paiement (chèque, espèce, chèques lire etc.). Ainsi, vous n’avez pas besoin d’utiliser les ordinateurs lorsque le client est là (sauf cas particulier du style modification de commande etc.). Vous pourrez utiliser le réseau pour faire votre comptabilité en fin de journée : entrée des paiements dans la base, pointage des chèques, etc. N’hésitez pas à faire appel à plusieurs bonnes volontés pour ces tâches fastidieuses (qui le deviennent bien moins lorsqu’on est à plusieurs) : votre réseau vous permet en effet de travailler à plusieurs dans d’excellentes conditions.

Sauvegardez le serveur

ATTENTION ! En cas de gros pépin (toujours possible, n’oubliez pas que le logiciel n’est pas fait pour ça) le risque est "juste" de perdre toutes les données de la base ! Il est donc encore plus important que d’habitude de faire des sauvegardes régulières.

A Saint-Sernin, nous utilisons le graticiel cobian [2] pour faire régulièrement (toutes les 10 minutes) la sauvegarde des quatre fichiers de la base de données sur une clé USB : de cette manière, en cas de plantage catastrophique [3], on ne perd que les 10 dernières minutes du travail. Le soir, vous prenez la clé USB et vous sauvegardez la dernière version de la base sur votre PC personnel (des fois que le local soit visité la nuit...), il n’est pas nécessaire de garder toutes les versions intermédiaires. Une clé de 4Go, dédiée à cet usage, est suffisante.

Combien ça coûte ?

Pas question de se ruiner pour organiser la Bourse des Livres : le prix est évidemment un élément décisif.

• Pour les ordinateurs, pas question de les acheter bien sûr ! La solution la meilleure consiste à récupérer des machines d’occasion auprès d’une société ou d’une administration qui renouvelle son parc de machines. La durée d’amortissement d’un ordinateur étant de 3 ans, on peut trouver assez facilement de très bonnes machines ayant moins de 5 ans : elles conviendront parfaitement ! Si vous devez utiliser des machines prêtées par des parents, vous risquez d’avoir des ennuis pour installer Office 97, ou de déconfigurer la machine... attention à bien noter la configuration d’origine pour leur rendre la machine en bon état. Une solution envisageable est l’achat d’un disque dur (50€ environ) sur lequel vous installerez un windows tout neuf... Ou alors, si vous êtes très bon bidouilleur, peut-être pouvez-vous installer votre version de Windows sur une partition différente ? (là je ne peux pas vous aider ça dépasse mes faibles compétences windows). La solution évoquée dans l’article sur les machines virtuelles est probablement utilisable également, à condition de configurer vmware ou virtualbox en ’mode bridged’. Attention, je n’ai jamais essayé... si vous faites des essais, soyez prudents et envoyez-moi votre retour d’expérience.
• Vous serez peut-être amené à acheter de la mémoire ou des disques : attention au type de disque (IDE plutôt que SATA) que l’on trouve sur les machines d’il y a 4 ans, attention aussi au type de mémoire. Pas de bol, ça risque de vous coûter plus cher car c’est plus ancien et moins vendu. A moins de tabler là encore sur du matériel d’occasion.
• Le câble réseau de 2m coûte environ 8€
• Le switch ou le hub coûtera aux alentours de 50€. Pas la peine de payer plus cher un équipement avec du wifi puisqu’il ne sera pas utilisé, par contre je serais méfiant au sujet des switchs 8 ports à 12€... ou alors achetez-en plusieurs d’avance !
• Les imprimantes peuvent être prêtées par des parents (pas de pb de configuration compliquée). Si vous les achetez, elles vous coûteront entre 50 et 100€.

Bon courage

Il ne me reste plus qu’à vous souhaiter : bon courage ! Si vous vous lancez dans l’aventure, je suis preneur de tout retour d’expérience.

Je tiens ici à remercier Pierre-Louis qui a organisé la Bourse des Livres de cette manière en 2008 et en 2009... et a au passage essuyé quelques plâtres !