PARTICIPER A LA BOURSE DES LIVRES (Lycée St Sernin) – fév.2012 - ORGANISER ET « PORTER » LA BOURSE DES LIVRES

Une BdL (Bourse des livres), nous permet (à nous, parents de lycéens) de débourser beaucoup moins pour l’achat des manuels, grâce à une « super-réduction » du libraire sur les prix neufs et des manuels d’occasion rachetés et revendus à 50%.

Au lycée St Sernin, une BdL est organisée depuis longtemps par les parents FCPE. Le principe est d’une part de racheter et revendre les livres d’occasion et d’autre part d’acheter à prix réduit en librairie les livres nécessaires pour compléter les commandes. Les tâches sont effectuées par des lycéens-volontaires, encadrées et complétées par des parents bénévoles (en journée sur leur RTT ou leurs congés, ou le soir).

L’organisation d’une BdL demande de la disponibilité. Plus le groupe qui l’organise est grand, plus l’engagement est léger pour chacun. L’idéal pour alléger l’organisation est de constituer un noyau dur de 5 à 6 parents qui s’engagent à « porter ensemble », aidés par 5 à 10 parents prêts à faire les tâches décrites plus loin de façon plus ponctuelle. Il faut aussi penser à intégrer chaque année des parents d’élèves de Seconde pour partager l’expérience et assurer la continuité.

Que fait le lycéen-volontaire ? JUIN. Accueil : il accueille les arrivants dehors, leur explique le principe de la BdL, fait remplir le bulletin d’adhésion, vient consulter un parent-BdL s’il y a une question particulière, les accompagne à l’entrée de la salle et les confie à un lycéen s’occupant des commandes ou des retours (revente des livres de l’année passée). Commande : assis devant un PC à côté de la personne qui commande, il entre les infos du bulletin d’adhésion sur le logiciel, ouvre la liste des livres correspondant à la classe, adapte la commande aux souhaits, imprime le bon de commande, le fait relire et signer, collecte le paiement de l’adhésion et de l’acompte si nécessaire, apporte le bon de commande et le règlement à la vérification parent-BdL . Retour : assis devant un PC à côté de la personne qui rend ses livres, il vérifie ou saisit les coordonnées de l’adhérent sur le logiciel, il vérifie sur la liste les livres repris, rejette les livres qui ne sont pas repris (explique pourquoi), imprime le bon de retour, fait relire et signer, apporte le bon de retour à la vérification parent/BdL, va porter les livres à l’atelier nettoyage/réparation. Nettoyage/réparation : il nettoie les livres sales, répare les déchirures, pose une gommette (« occasion ») sur la tranche du livre, le range sur la bonne pile. FIN AOUT : une journée de Mise en sac (prendre une commande/facture, remplir le sac avec les livres neuf et occasion indiqués, trier les sacs par n° de facture). SEPTEMBRE : Accueil : même type de tâche qu’en juin. Livraison : au vu de la commande apportée, il récupère le sac correspondant, collecte le paiement, le saisit (ou non) sur le logiciel, apporte facture et paiement à la vérification parent-BdL [LES JOURS DE PERMANENCE] Compétence : bonne volonté, formation ½ journée en juin sur le logiciel.

LES DIFFERENTS ROLES ET TACHES UTILES DES PARENTS-BDL : Dans la « bourse des livres idéale » : qui fait quoi ? à quel moment ? quel investissement en temps ? quelle compétence ?

[1] Celui qui s’intéresse aux LIVRES (a) Il faut regarder de près la liste des livres fournie par le lycée en juin, il y a souvent des incohérences (un livre qui change par rapport à l’année précédente alors que ce n’est pas justifié, une erreur de référence) à vérifier avec l’administration qui éventuellement rectifie et fournit une liste corrigée. [EN JUIN DES LA SORTIE DE LA LISTE DU LYCEE, AVANT LES PERMANENCES, HORAIRES LIBRES] Compétence : bonne volonté

[2] Celui qui s’intéresse aux LIVRES (b) Il faut saisir sur le logiciel BdL la liste des livres demandée par le lycée, par classe (saisie du code isbn ou, plus rapide, du code barre avec la « douchette ») [EN JUIN APRES VERIFICATION DE LA LISTE, AVANT LES PERMANENCES, HORAIRES LIBRES, LE FAIRE A DEUX] Compétence : Il a participé aux formations sur le logiciel ou a pris le temps de se le faire expliquer

[3] Celui qui est disponible pour DEMENAGER le matériel Il s’agit, en juin dès qu’on a le local disponible, d’installer les tables, de porter les ordinateurs, les fournitures, les livres en stock depuis le petit local Fcpe du lycée jusqu’à la grande salle où se tiendra la Bourse des livres. Même chose en septembre pour ranger le tout [2 JOURS AVANT LA PREMIERE PERMANENCE DE JUIN, L’APRES-MIDI DE LA DERNIERE PERMANENCE DE SEPTEMBRE] Compétence : bonne volonté, quelques muscles

[4] Celui qui installe le logiciel en RESEAU sur les 8 ordinateurs L’ancien logiciel fonctionnait déjà en réseau. Il s’agit d’installer le nouveau logiciel sur chaque machine (déjà testé, c’est très rapide) et définir les postes administateur(s) et utilisateurs et vérifier que tout ça fonctionne en réseau [1 OU 2 JOURS AVANT LA PREMIERE PERMANENCE DE JUIN, DES QUE LES PC SONT EN PLACE DANS LA SALLE] Compétence : Il n’est pas forcément informaticien de formation mais a un peu plus d’expérience que le parent « normal » sur comment fonctionnent des PC en réseau.

[5] Celui qui gère le PLANNING des participants Essayer d’étaler les participations, récolter les souhaits et disponibilités et en faire un planning. Etablir un planning de présence à faire signer par les lycéens-volontaires. [HORAIRES LIBRES, AVANT LES PERMANENCES DE JUIN] Compétence : bonne volonté, organisation.

[6] Celui qui organise l’ACCUEIL Fabriquer des panneaux de fléchage (la veille de la première permanence) et les accrocher, vérifier que sont installés dehors les tables, les bulletins d’adhésion. Pendant la journée, vérifier l’ambiance à l’accueil, repérer les problèmes éventuels. Tâche cumulable avec d’autres. [LES JOURS DE PERMANENCE] Compétence : bonne volonté

[7] Celui qui vérifie que les lycéens sont bien là où il y a BESOIN Il faut une bonne répartition entre l’accueil, la saisie des commandes, l’atelier nettoyage, le portage et rangement des livres. Tâche cumulable avec d’autres. [LES JOURS DE PERMANENCE] Compétence : bonne volonté

[8] Celui qui veut bien chercher POURQUOI l’imprimante (ou le réseau) refuse tout à coup de fonctionner Les « pannes » expérimentées l’an dernier : bourrage d’imprimante, câble débranché, mystère où il faut tout éteindre et tout redémarrer. [LES JOURS DE PERMANENCE] Compétence : Il n’est pas informaticien de formation mais a un peu plus d’expérience que le parent « normal », il a des idées (ou de l’intuition) pour comprendre pourquoi ça ne marche pas

[9] Celui qui tient la CAISSE Juin : entrée des acomptes payés en liquide, règlement des indemnités du jour et dépenses de repas de midi. Septembre : entrée des montants payés en liquide (plus de mouvements qu’en juin), règlements indemnités et repas [LES JOURS DE PERMANENCE] Compétence : Il n’est pas fâché avec les chiffres, n’est pas tête en l’air, reste concentré sur la caisse et le livre de caisse, s’engage sur la journée complète (éventuellement demi-journée) vérifie que le montant de la caisse correspond au livre de caisse en fin de journée et reste jusqu’à arriver à trouver les erreurs

[10] Celui qui répare et NETTOIE les livres d’occasion Nettoyage à l’eau écarlate (magique : ils deviennent comme neufs !), réparation des déchirures des couvertures au plastique auto-collant (avec la réforme récente, les livres seront probablement en très bon état, atelier restreint). Ce travail est effectué par les élèves, certains adorent ces travaux manuels mais acceptent la présence de parents. [LES JOURS DE PERMANENCE DE JUIN] Compétence : bonne volonté

[11] Celui qui sait utiliser le LOGICIEL BdL La saisie des commandes en juin est effectuée par les élèves, la saisie des paiements en septembre également (à confirmer). Au fil de la journée : repérer les erreurs faites et réexpliquer aux élèves qui se trompent. Le soir : vérification et correction des erreurs [LES JOURS DE PERMANENCE ; LES SOIRS APRES LA PERMANENCE] Compétence : Il a participé aux formations sur le logiciel ou a pris le temps de se le faire expliquer

[12] Celui qui VERIFIE les bons de commande/facture Une commande, en juin (ou facture, en septembre) est apportée par un lycéen-volontaire : vérifier qu’elle est signée par l’adhérent, que le prénom du lycéen est inscrit, que le bulletin d’adhésion est là, que le chèque est joint (ou la mention payée espèces) [LES JOURS DE PERMANENCE] Compétence : bonne volonté

[13] Celui qui participe à la MISE EN SAC Avec les lycéens : prendre une facture, remplir le sac avec les livres indiqués, trier les sacs par n° de facture. [UNE JOURNEE, FIN AOUT] Compétence : bonne volonté, muscles aussi

[14] Celui qui établit la COMPTA C’est en général le travail du trésorier et ses adjoints. Vérification des paiements, rectifications des erreurs de saisie, remise de chèques, paiements des factures (libraire, frais divers, remboursement des livres repris pour les Terminale). Etablissement d’un bilan annuel (BdL et fonctionnement conseil local). [LES JOURS DE PERMANENCE OU LES SOIRS APRES LA PERMANENCE ; OU HORAIRES LIBRES] Compétence : Il n’est pas fâché avec les chiffres, accepte de recompter et re-contrôler plusieurs fois de suite, est rigoureux, n’hésite pas à demander de l’aide pour les tâches de tri et recomptage. Sait utiliser excel ou un logiciel de compta au choix (la Fcpe n’en propose pas), sait se connecter sur le site en ligne de la banque, n’a pas besoin d’avoir un PC personnel (le PC portable de la Fcpe est à disposition)

[15] Celui qui TRIE les chèques, les factures Tâche récréative mais pas aussi simple qu’on ne pense, qui accélère énormément le travail de celui qui établit la compta. [LES APRES-MIDI ET FIN DE JOURNEES DE PERMANENCE] Compétence : bonne volonté

[15] Celui qui se préoccupe du REPAS Il faut nourrir les participants lors des permanences : demander du liquide à la caisse, aller faire le marché ou acheter des sandwiches, du café, des fruits, ne pas oublier le goûter des enfants, rapporter la monnaie et les tickets de caisse, fabriquer des sandwiches (facultatif mais reconnaissance assurée !), jeter les miettes et les assiettes en cartons. [TRANCHE HORAIRE 11h30-13h30 LES JOURS DE PERMANENCE] Compétence : bonne volonté

[17] Celui qui gère les cas PARTICULIERS Tous les cas qui font perdre du temps : les gens qui discutent parce qu’ils ne veulent pas qu’on leur impose une adhésion, ceux qui n’ont pas pris leur chéquier, ceux qui ont oublié leur commande, ceux qui sont partis en oubliant quelque chose et qu’il faut rappeler sur leur portable, ceux qui sont finalement affectés dans un autre lycée et à qui il faut reprendre leur commande, etc. [LES JOURS DE PERMANENCE] Compétence : bonne volonté, bonne humeur, connaître le logiciel BdL (suivant les cas).

[18] Celui qui fait la liaison avec la LIBRAIRIE La Pléiade Etablir la commande des livres pour compléter les commandes (en juillet), transmettre la commande, le chèque d’acompte, prendre rendez-vous pour la livraison des livres (fin août), gérer les livres manquant dans la commande (ceux qui sont encore chez l’éditeur, ça arrive) et leur livraison plus tardive. [HORAIRES LIBRES] Compétence : bonne volonté, connaître le logiciel BdL (ou se faire aider pour établir la liste à commander).

[19] Celui qui est disponible pour RECEPTIONNER la commande librairie A faire en binôme (ou trinôme) avec celui en liaison avec La Pléiade. [FIN AOUT] Compétence : bonne volonté, quelques muscles, pas de lombalgie.